Aktuelle Kundeninformation – Lohnsteuer Februar 2019

Verstärkte Kontrollen betreffend A1-Bescheinigungen für Dienstreisen und Entsendungen ins europäische Ausland

Die Verordnung (EG) 883/2004 in Verbindung mit Durchführungs-VO (EG) 987/2009 verpflichtet Arbeitgeber (bzw. Arbeitnehmer), jede grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU/EWR und der Schweiz beim zuständigen Versicherungsträger anzuzeigen. A1-Bescheinigungen, welche die Anmeldung der entsendeten oder überlassenen Arbeitnehmer im Entsendestaat bestätigen, sind grundsätzlich am Arbeits- bzw. Einsatzort im Ausland während des Entsende- bzw. Überlassungszeitraums bereit zu halten. Alternativ können diese den Kontrollbehörden unmittelbar vor Ort oder im Zeitpunkt der Erhebung in elektronischer Form zugänglich gemacht werden. Verordnungen der EU entfalten direkte Rechtswirkung in den Mitgliedsstaaten und müssen im Gegensatz zu Richtlinien nicht einzelstaatlich umgesetzt werden.

Keine Unterscheidung zwischen Entsendung und Dienstreise
für die SV

Im vom Europarecht vorgegebenen Sozialversicherungsrecht gibt es keine Unterscheidung zwischen einer Entsendung und einer Dienstreise. Dies bedeutet, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem ersten Tag eine A1-Bescheinigung (vormals „E101“) notwendig ist. Eine zeitliche Bagatellgrenze für Dienstreisen oder Entsendungen sehen die EU-rechtlichen Rahmenbedingungen nicht vor. Eine Entsendung im Sinne der EU-Verordnungen liegt nicht nur in den Fällen vor, in denen der Mitarbeiter zur Durchführung eines Projektes im Ausland eingesetzt wird. Auch die Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren, d.h. jeder beruflich bedingte Grenzübertritt, erfordert die Mitführung einer A1-Bescheinigung.

Achtung! Derzeit beobachten wir insbesondere von österreichischen Behörden verstärkte Kontrollen in diesem Bereich.

Behörden EU weit immer besser vernetzt

Vor allem seit Umsetzung des elektronischen Austauschs von Sozialdaten (EESSI) zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern in der EU und der Einführung von elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren in den EU Staaten (in Österreich durch ELDA) kommt es europaweit vermehrt zu Kontrollen. Durch den EESSI sollen Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Die bisherigen genormten Papiervordrucke sollen europaweit elektronisch abgebildet werden.

Empfindliche Strafen drohen.

Während in Österreich früher vor allem im Bau-, Forst-, Landwirtschafts- und Tourismusbereich kontrolliert wurde, zeichnet sich nunmehr ab das es in Zukunft vermehrt auch in sonstigen Branchen zu stichprobenartigen Kontrollen kommt. So könnten auch typische Dienstreisende im Dienstleistungssektor betroffen sein, insbesondere bei längeren oder häufig auftretenden Dienstreisen von Mitarbeitern, welche Aufgaben in verschiedenen Landesgesellschaften wahrnehmen. In vielen europäischen Ländern wird die fehlende A1-Bescheinigung mit Sanktionen und Bußgeldern bestraft. Dabei reicht der Rahmen der Geldstrafen von bis zu 10.000 € pro Fall.

Firmen sehen sich mit großem zusätzlichen Verwaltungsaufwand konfrontiert.

Bisher werden hierzulande A1-Bescheinigungen meist bei den zuständigen Versicherungsträgern in Papierform beantragt und diese auf dem Postweg dem Antragsteller übermittelt. Vermehrt wird von den Sozialversicherungsträgern aber auch in Österreich hinkünftig eine elektronische Beantragung forciert werden.

Die praktische Handhabung stellt für die Arbeitgeber und hier insbesondere für die Lohnverrechnung eine erhebliche Herausforderung dar. Mitunter gibt es bei den Unternehmen keinen etablierten Prozess zur IT-gestützten Dienstreiseerfassung. Dienstreisen werden oft nur kurzfristig gebucht und organisiert, weshalb eine Beantragung einer A1-Bescheinigung für jeden Mitarbeiter für jede einzelne dienstliche Auslandsreise jegliches vernünftige Maß an Verwaltungsaufwand sprengen würde.

Wir bieten ihnen eine kostensparende und effiziente Lösung an.

Wir haben für unsere Kunden eine effiziente Lösung entwickelt welche es Unternehmen ermöglicht ihre Compliance zu erhöhen, die Risiken zu minimieren und den internen Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten. Gerne beraten wie sie mit unseren Arbeits- und Sozialrechtsexperten und übernehmen für Sie über unsere Lohnverrechnung die richtige Beantragung, die Ausarbeitung von Informationsmaterialien und Übernahmebestätigungen für Ihre Mitarbeiter und das Führen einer Evidenzliste mit Terminen für die neuerliche, rechtzeitige Beantragung der notwendigen A1-Bescheinigungen.

 

Wir beraten Sie gerne!

Dr. Felix Müller
felix.mueller@bdo.at

Mag. Jürgen Töglhofer
juergen.toeglhofer@bdo.at

 

Jonasch-Platzer Wirtschaftsprüfungs-
und Steuerberatungs GmbH

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